W każdym biurze niezależnie od wielkości i branży ważne jest zachowanie porządku i uporządkowania. Dotyczy to zarówno sprzętu, jak i dokumentów. Dokumenty to szczególnie ważna kategoria, ponieważ służą one do przechowywania informacji, które są potrzebne do prawidłowego funkcjonowania firmy. Dlatego też ważne jest, aby znać skuteczne metody zarządzania półkami na dokumenty.
Półki na dokumenty
Półki na dokumenty z Ofisfera to podstawowe rozwiązanie do przechowywania i organizowania dokumentów w każdym biurze. Służą one do przechowywania katalogów, faktur, korespondencji, dokumentów kadrowych, itp. Półki na dokumenty mogą być różnej wielkości i kształtu, dlatego też należy dopasować je do potrzeb i specyfiki danej firmy.
Klasyfikowanie dokumentów
Niezwykle istotne jest klasyfikowanie dokumentów, czyli przypisywanie im odpowiedniej etykiety, kategorii czy też oznaczenia. Dzięki temu łatwiej będzie odnaleźć interesujące nas dokumenty i uniknąć chaosu. Możemy skorzystać z różnych metod oznaczania dokumentów, np. kolorami, symbolami, kodami itp.
Dokumenty aktualne i archiwalne
Należy rozróżniać dokumenty aktualne i archiwalne. Dokumenty aktualne, czyli te, które są niezbędne do bieżącego funkcjonowania firmy, powinny być przechowywane w widocznym miejscu, tak aby łatwo było do nich dotrzeć. Natomiast dokumenty archiwalne, czyli te, które już nie są potrzebne do bieżącej działalności firmy, powinny być przechowywane w oddzielnym miejscu, tak aby nie zajmowały miejsca potrzebnego dla dokumentów aktualnych. Dokumenty archiwalne mogą być przechowywane w segregatorach lub skoroszytach, a także w specjalnie oznaczonych półkach lub szafach. Pamiętajmy jednak, żeby okresowo przeglądać archiwum i usuwać z niego dokumenty, które już nie są potrzebne.
Skanowanie dokumentów
Coraz więcej firm decyduje się na skanowanie swoich dokumentów i przechowywanie ich w formie elektronicznej. Ma to wiele zalet, takich jak łatwiejszy dostęp do dokumentów, mniejsze ryzyko ich zniszczenia czy też oszczędność miejsca. Skanowanie dokumentów pozwala również na łatwe przeszukiwanie ich zawartości i udostępnianie ich innym pracownikom. Pamiętajmy jednak o odpowiednim zabezpieczeniu i backupie skanowanych dokumentów.
Podsumowanie
Zachowanie porządku i uporządkowania dokumentów jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. Półki na dokumenty to podstawowe rozwiązanie do ich przechowywania. Klasyfikowanie, rozróżnianie dokumentów aktualnych i archiwalnych oraz skanowanie dokumentów to skuteczne metody zarządzania półkami na dokumenty. Dzięki nim zwiększamy przejrzystość oraz oszczędność miejsca i czasu.