Osoby zakładające działalność gospodarczą często zastanawiają się, jakie są wymogi odnośnie posiadania odpowiednich stempli. Wątpliwości budzi nie tylko to, czy i kiedy wyrabiać pieczątkę firmową, ale przede wszystkim jakie dane powinny się na niej znaleźć.
Kiedy pojawia się potrzeba posiadania pieczątki firmowej
Polskie prawo w żadnej ze swoich regulacji nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku posiadania pieczęci firmowej. Jak to się jednak ma do tego, że zdecydowana większość firm posiada swoje stemple. Kwestia wyrobienia jej pojawia się zwykle już w momencie zakładania firmowego konta bankowego – właśnie wtedy możemy po raz pierwszy spotkać się z żądaniem postawienia firmowego stempla na dokumentach. I tutaj zwykle przedsiębiorca nie ma zbyt wiele do powiedzenia, bo instytucje finansowe funkcjonują nie tylko w oparciu o przepisy prawa, ale i o wewnętrzne regulaminy. Dodatkowo banków czy ubezpieczycieli nie ogranicza podobny fakt jak w przypadku urzędów, że urzędnik nie może wymagać od obywatela więcej niż stanowi prawo.
Jakie dane powinna zawierać pieczątka?
Choć nie ma regulacji prawnych, które narzucałyby na przedsiębiorcę obowiązek posiadania pieczątki, ani takie, które określają jakie informacje powinny się na niej znaleźć, to decydując się na wyrobienie pieczątki – do kupienia w dobrym sklepie, warto mieć na uwadze kilka faktów. Według przepisów przedsiębiorca w obrocie gospodarczym ma obowiązek podawania pewnego zakresu informacji i danych. Za brak ich naniesienia grozi grzywna w wysokości nawet 5 tysięcy zł. Dane te nie muszą się znaleźć na pieczątce, ale przedsiębiorca i tak będzie musiał je podać, tylko w innej formie. Dlatego warto rozważyć umieszczenie ich na stemplu firmowym.
Pieczątka firmowa najczęściej zawiera takie informacje jak:
- pełna nazwa firmy,
- adres siedziby,
- numer NIP,
- REGON (jeżeli firma jest wpisana do rejestru przedsiębiorców)
- telefon/faks,
- e-mail oraz adres strony internetowej firmy.
Dodatkowo spółki prawa handlowego często na pieczątkach umieszczają takie informacje jak:
- oznaczenie sądu rejonowego;
- wysokość kapitału zakładowego (spółki z o. o. i spółki akcyjne);
- wysokość kapitału wpłaconego (spółki akcyjne).
Warto zainwestować w tego typu rozwiązanie, co prawda nie jest ona obowiązkowa, ale ułatwia uwierzytelnianie faktur i innych dokumentów.